La Commission des champs de bataille nationaux (CCBN), une agence du gouvernement canadien, veille depuis 1908 à la conservation et à la mise en valeur du parc des Champs-de-Bataille, site rassembleur par excellence à Québec, constitué notamment des plaines d’Abraham et du parc des Braves. 

Gardiens d’un parc historique et urbain, riche d’un patrimoine unique, les membres du personnel de la CCBN veillent à en faire un espace accueillant, inspirant et inclusif. Plusieurs activités (expositions, événements, activités de commémoration) sont proposées à une clientèle très variée et de toutes provenances. 

Opportunité d'emploi

Relevant de la direction générale, cette personne offre une prestation de services de soutien exécutif et de coordination du bureau de la secrétaire-directrice générale de la Commission des champs de bataille nationaux, ainsi qu’un appui aux affaires institutionnelles de l’organisation.

Activités principales

• Offrir le soutien administratif à la direction générale. Coordonner et contrôler l’information envoyée et reçue, notamment la correspondance, les appels téléphoniques, les courriels et veiller au respect des délais. Produire des lettres, des notes de service et synthétiser des documents ou les résumer. Assurer le suivi des mesures à prendre;
• Participer, planifier, convoquer et organiser les réunions et coordonner les aspects logistiques; préparer les documents et les ordres du jour; prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes-rendus et les résolutions dans le respect des règlements. Participer à des visioconférences avec d’autres services ou ministères;
• Soutenir la direction dans la production de rapports; préparer et rédiger des documents pour la présentation de rapports au Parlement; assurer le suivi des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et communiquer une réponse;
• Soutenir les affaires institutionnelles dans certains dossiers;
• Assurer un suivi exécutif des réponses aux questions, aux commentaires et aux plaintes des usagers du parc et faire le lien avec les gestionnaires, s’il y a lieu;
• Entretenir des relations de confiance et de collaboration avec les différents intervenants de l’écosystème de l’organisation;
• Collaborer à tout autre projet ou dossier en lien avec les priorités et les orientations de l’organisation;
• Interpréter une gamme de directives, de procédures et de lignes directrices liées au travail et assurer une orientation fonctionnelle au personnel administratif et de direction de l’organisation;
• Diriger des projets spéciaux liés aux méthodes de travail et aux pratiques administratives de l’organisation;
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs, notamment en contribuant à la transformation numérique des outils en place;
• Assurer une vigie sur les courriels reçus dans les boîtes courriel communes et pour assister la direction dans certains suivis;
• S’impliquer auprès de divers comités;
• Offrir un soutien aux autres directions de l’organisation, selon les besoins.

Profil recherché

• Détenir un diplôme d'études collégiales et une expérience de cinq (5) ans dans un domaine pertinent;
• Posséder de l’expérience de travail au sein d'une entité gouvernementale serait un atout;
• Avoir une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Posséder une excellente connaissance de la suite Office 365 et une grande débrouillardise avec les outils technologiques;
• Détenir une grande capacité à planifier la séquence des tâches et respecter les délais multiples; Gérer les priorités et à travailler sous la pression;
• Faire preuve d’un grand sens éthique et politique;
• Démontrer un large sens de l’organisation du travail et d’initiative;
• Démontrer une grande habileté à rédiger des contenus clairs, professionnels et adaptés aux différentes clientèles;
• Faire preuve d’un jugement sûr pour analyser les enjeux et proposer des stratégies appropriées;
• Être doté/dotée d’une grande discrétion professionnelle;
• Détenir d’excellentes aptitudes de communication;
• Adhérer aux valeurs de l’organisation et de la fonction publique du Canada, notamment celles de respect, d’esprit d’équipe et d’excellence.

Conditions d'emploi

• 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, avec possibilité de télétravail quelques jours par semaine;
• Échelle salariale de 68 849 $ à 74 180 $ par année;
• Régime d’assurances santé et soins dentaires et fonds de pension des plus avantageux;
• 3 semaines de vacances par année;
• Stationnement gratuit;
• Entrée en poste dès que possible.